Frauda în achiziții: scheme frecvente, semnale de alarmă și controalele care le opresc

Fiecare euro cheltuit de o companie trece prin achiziții și prin departamentul de plăți. Asta face din fluxul achiziție–plată una dintre cele mai atractive zone pentru fraudă — și una dintre cele mai profitabile pentru prevenire.

Cinci scheme pe care le întâlnim cel mai des

1. Comisioane ilicite și corupție

Un cumpărător direcționează contractele către un furnizor în schimbul unei plăți sau al unui avantaj personal. Furnizorul își recuperează costul prin prețuri umflate, calitate mai slabă sau volume suplimentare.

Semnale de alarmă: achiziții de la o singură sursă fără justificare, prețuri peste piață, un cumpărător care insistă să gestioneze un anumit furnizor, schimbări de stil de viață, cadouri și protocol în afara politicii.

2. Trucarea licitațiilor

Caiete de sarcini scrise astfel încât să poată câștiga un singur furnizor, licitații divizate pentru a rămâne sub praguri, oferte întârziate acceptate sau oferte concurente suspect de asemănătoare.

Semnale de alarmă: același grup de ofertanți care câștigă prin rotație, aceleași greșeli sau aceeași formatare în oferte „concurente”, acte adiționale frecvente după atribuire.

3. Furnizori fictivi sau firme-fantomă

O persoană din interior creează un furnizor fals și aprobă facturi pentru bunuri sau servicii care nu au existat niciodată.

Semnale de alarmă: furnizori fără prezență online, sediu la o adresă de domiciliu sau căsuță poștală, conturi bancare care coincid cu ale angajaților, facturi cu numere consecutive, servicii greu de verificat (consultanță, marketing).

4. Supra-facturare și facturi duplicate

Furnizori reali — uneori cu ajutor din interior — facturează mai mult decât s-a convenit sau trimit aceeași factură de două ori.

Semnale de alarmă: facturi fără comandă, mici variații ale numerelor de factură, neconcordanțe între preț și contract, plăți chiar sub limitele de aprobare.

5. Conflicte de interese

Un angajat sau o rudă a acestuia are un interes nedeclarat într-un furnizor.

Semnale de alarmă: adrese sau administratori comuni între furnizori și angajați (identificabili din datele Registrului Comerțului), reticență în completarea declarațiilor anuale de conflict de interese.

Controale care funcționează

• Verificarea furnizorilor la înrolare — existența legală, acționariatul, contul bancar și verificarea pe listele de sancțiuni, înainte de prima plată.
• Gestionarea independentă a bazei de date a furnizorilor — separat de achiziții și plăți.
• Reguli de achiziție competitivă, cu justificare documentată pentru achizițiile de la o singură sursă.
• Potrivirea în trei pași dintre comandă, recepție și factură.
• Limite de aprobare impuse în sistem, cu monitorizarea achizițiilor divizate.
• Declarații anuale de conflict de interese și verificări periodice în registrele publice.
• Analiza datelor — duplicate, analiza Benford, corelarea furnizori–angajați, sume rotunde, plăți în afara programului.
• Rotația cumpărătorilor pe categoriile-cheie și concediul obligatoriu.

Frauda în achiziții este rareori sofisticată; reușește pentru că nimeni nu leagă punctele. O revizuire forensic țintită a fluxului achiziție–plată poate testa ani de tranzacții în câteva săptămâni și vă poate spune dacă există motive de îngrijorare.